Virtuelle Meetings in Unternehmen

Virtuelle Meetings in Unternehmen – Eine Veränderung der Kommunikation mit Chancen und Risiken

von Florian Falkenberg und Kerstin Kragh

Gelungene Kommunikation, gemeinsame Ziele und gelebte Transparenz sind wichtige Elemente erfolgreicher Unternehmen. Doch wie soll das funktionieren, wenn Mitarbeiter A in Regensburg, Mitarbeiter B in München und Mitarbeiter C sogar in China sitzt?

 

Virtuelle Meetings nehmen seit Mitte der 1990er immer mehr an Bedeutung zu (Blaise et al., 2008).pc

Viele zweifeln jedoch noch an dieser Kommunikationsmethode, die sich so weit weg anfühlt. Zu Recht – wenn man mit den Programmen wie “WebEx”, “GoToWebinar” oder ähnlichen nicht vertraut ist.
Meist scheitern virtuelle Meetings neben den technischen Voraussetzungen auch an der Kommunikation. Hierzu soll dieser Artikel einen Einblick geben, worauf studientechnisch bei virtuellen Meetings geachtet werden sollte und worauf der virtuelle Moderator aus unserer Erfahrung heraus achten sollte.

 

Folgende Hindernisse können sich zum Beispiel bei virtuellen Meetings auftun (Blaise et al. 2008):

  • Verschiedene Zeitzonen
  • Sprachbarriere
  • Kulturelle Unterschiede
  • Missverständnisse aufgrund der gefühlten Entfernung
  • Zu spätes Erkennen von aufkommenden Konflikten (fehlende Körpersprache!)
  • Zielorientiertes Führen ohne “face-to-face” Kontakt

Blaise et al. 2008 erklären folgende vier Kriterien als Erfolgsfaktoren virtueller Meetings:

  • hohes Vertrauensniveau
    • Kompetenz, Wohlwollen und Integrität
    • Wissen darum, dass andere die Arbeit gut machen
    • Persönliches Kennenlernen („personal touch“) bei Einführungsmeeting
    • Stimme-Gesicht-Zuordnung
  • klare Kommunikation
    • Effektive häufige Kommunikation v.a. zu Beginn eines Projekts mit entsprechender Einhaltung der Arbeitsfristen
    • Feedback anbieten und geben
    • Klare Regeln: „Was“ wird „wann“ „wie“ kommuniziert
    • Regelmäßige (tägliche) Kommunikation zwischen Teamleiter und Team
  • starke Führung
    • Zusammenhalt erreichen
    • Hohe Konfliktkompetenz: Achtsamkeit, schnelle Konfliktansprache
  • technisches Wissen
    • Kenntnisse über die Soft- und Hardware für eine souveräne Moderation
    • Methodenwissen im virtuellen Raum
    • Schulungen, um individuelle Wissenslücken zu schließen

Eigentlich ganz ähnlich wie bei traditionellen “face-to-face” Meetings. Im virtuellen Raum muss nur alles ein wenig anders umgesetzt werden.

 

Auf was muss speziell geachtet werden?

  1. 100 % Aufmerksamkeit beim Meeting

Wichtig ist, dass die einzelnen Teilnehmer sich voll und ganz auf das Meeting konzentrieren und keiner einer anderen Beschäftigung nachgeht, was bei der heutigen Emailflut natürlich verführerisch ist. Dafür hilft die kontinuierliche und direkte Ansprache der Teilnehmer durch den Moderator.

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  1. Klare Zieldefinition mit allen Teilnehmern

Zu Beginn des Meetings ist es ganz essentiell ein Ziel zu definieren und ein entsprechendes Commitment der Teilnehmer einzuholen. Dies funktioniert, indem jeder Teilnehmer auch Ergänzungen beifügen darf, welche dann auch unbedingt schriftlich mit aufgenommen werden sollten. Dabei empfiehlt es sich den Bildschirm des Moderators stets zu teilen, so dass alle Teilnehmer umgehend die gleichen Informationen erhalten.

  1. Stetige Aktivierung aller Teilnehmer

Begünstigend für das Vertrauensverhältnis ist auch ein kurzes Blitzlicht zu Anfang der Sitzung. Die Zeitinvestition zu Beginn zahlt sich für die Sitzung aus. Je nachdem wie gut sich die Teilnehmer schon kennen, kann dies auch sehr kurz ausfallen und jeder berichtet in einem Satz, an welchem Ort er sich gerade in der realen Welt befindet.

  1. Störungen thematisieren

Störungen bitte nie übergehen, sondern miteinbeziehen bzw. als erstes behandeln. Sollte zum Beispiel ein Problem mit der Technik auftreten, nicht weitermachen als wäre nichts passiert. Die Konzentration wird nur noch auf der schlechten Tonqualität liegen. Womöglich ist die Behebung sogar höchst interessant für die Teilnehmer, die alle auch mal in der Rolle des Moderators sein können.

  1. Klarer Maßnahmenplan am Sitzungsende

Am Ende sollten Ergebnisse unbedingt schriftlich festgehalten werden und entsprechende Zuständigkeiten festgelegt werden. Da während der Sitzung schon mitdokumentiert wurde, ist ein finales Handout schnell erstellt und kann sogar mit Screenshots etc. leicht ergänzt werden.

Wenn auch Sie Ihre Kenntnisse in virtuellen Meetings optimieren möchten, freuen wir uns, Sie kennenlernen zu dürfen – selbstverständlich in der virtuellen Welt.

 

Herzliche Grüße

Florian Falkenberg

Administrator